Málokto by tvrdil, že silné nutkanie prezerať si obsah a správy smartfónov a tabletov často narúša diskusie ľudí, rozpätie pozornosti a myšlienkové pochody. Do akej miery však tieto zariadenia negatívne ovplyvňujú stretnutia a vzdelávacie stretnutia a malo by byť zakázané mať ich zapnuté a neustále ich kontrolovať?

Niektorí obchodní experti súhlasia so zásadou „bez zariadenia“. Napríklad v Harvard Business Review prispievajúca redaktorka Amy Gallo rozhodne podporila tento prístup. V článku s názvom „Súhrnný sprievodca bežiacimi stretnutiami““, odporúča organizátorom, aby „zakázali zariadenia – sú pre každého nevyhnutne rušivé“.

Hlavným faktorom v Gallovom pohľade sú názory Francescy Gino, profesorky na Harvard Business School. Podľa Gina si mnohí ľudia myslia, že môžu robiť viac vecí naraz, keď niekoho počúvajú na stretnutí, ale výskum ukazuje, že to nedokážu. „Multitasking je jednoducho mýtická aktivita. Môžeme robiť jednoduché úlohy, ako je chôdza a rozprávanie súčasne, ale mozog nezvláda multitasking,“ hovorí Gino. „Štúdie v skutočnosti ukazujú, že človeku, ktorý sa pokúša vykonávať viac vecí naraz, trvá splnenie úlohy o 50 % dlhšie a robí až o 50 % viac chýb.“ Neurovedec Dr Daniel Levitin vo svojej knihe „Organizovaná myseľ“ opisuje multitasking ako „diabolskú ilúziu“.

Kľúč k tomu, prečo mnohí delegáti cítia potrebu neustále kontrolovať svoje telefóny, či sa tam nenachádzajú správy, možno nájsť v nedávnom výskume, ktorý si objednali Warwick Conferences. Zistilo sa, že keď boli mimo kancelárie na školení, 81 percent respondentov dostalo v tom čase e-maily so žiadosťou o dokončenie akcie, niekedy od manažéra, ktorý ich na kurz poslal.

Carina Bauer, generálna riaditeľka IMEX Group, poznamenala: „Rušivý a rušivý vplyv správ smartfónov a zariadení na stretnutia je zjavne veľmi silný, ale rovnako aj nutkanie a často tlak (vnímaný alebo skutočný) kontrolovať požiadavky a reagovať na ne. správy v reálnom čase.

„Debata je o tom, či bojovať proti zariadeniam a ich obsahu, alebo ich akceptovať a dokonca integrovať. Existuje množstvo aplikácií, ako napríklad aplikácie na odozvu publika (Sli.do) alebo dokonca aplikácie, ktoré premenia váš telefón na mikrofón (crowd mics), vďaka ktorým sú mobilné zariadenia skutočne užitočnou súčasťou stretnutia alebo udalosti – keď sa používajú v spôsobom, ktorý prednášajúci alebo organizátor zamýšľa. A krutou realitou v obchodnom kontexte je, že v praxi by bolo často veľmi ťažké zaviesť zákaz, ktorý bude platiť.

„Možno rozumnejším prístupom je poskytnúť delegátom priestor a čas v rámci každej udalosti, aby si skontrolovali dôležité správy a odpovedali na ne, aby sa mohli plne sústrediť na obsah, keď sú na relácii. Investícia času a peňazí do účasti na podujatí by mala v konečnom dôsledku zabezpečiť, aby sa delegáti chceli sústrediť na obsah, rovnako ako chcú mať aktuálne informácie o svojich e-mailoch.“

Otázky skupiny IMEX boli položené v rámci štvrťročného prieskumu Meetings Outlook spoločnosti MPI na jeseň 2015.

eTN je mediálnym partnerom spoločnosti IMEX.

ČO SI Z TOHTO ČLÁNKU ODniesť:

“Perhaps a more sensible approach is to give delegates space and time within every event to check and respond to important messages, so that they can be fully focused on the content when actually in a session.
Ultimately, the investment of time and money in attending an event should hopefully ensure that delegates want to stay focused on the content, as much as they wish to keep up to date with their emails.
“The disruptive and distracting influence of smartphone and device messages on meetings is clearly very powerful, but so too is the urge and often pressure (perceived or real) to check for and respond to requests and news real-time.