Členovia ABPCO, ktorí sa zúčastnili na nedávnom okrúhlom stole, uznali, že je potrebné, aby sa konferencie zameriavali na výmenu poznatkov a vzdelávanie, pričom tvrdili, že výnosy zo sprievodných výstav sú často životne dôležité pre úspech podujatia.
Ako hovorí Therese Dolan, spoločná predsedníčka ABPCO: „Je to boj medzi obsahom a konzumom, ktorý musí začať komunikáciou a dôkladným pochopením publika. Kľúčovou otázkou je zabezpečiť hodnotu pre všetkých. Obsah je zvyčajne hnacím motorom návštevnosti delegátov, ale vystavovatelia musia zaznamenať úspešnosť a návratnosť svojich investícií. Konferencie asociácie sú často sprevádzané výstavou, pretože pridáva hodnotu návštevníkom a zároveň prináša príjmy, ktoré sú prospešné pre asociáciu ako celok a niekedy aj pre samotných delegátov prostredníctvom znížených konferenčných poplatkov.“
Podujatia za okrúhlym stolom ABPCO ponúkajú členom fórum na zhromažďovanie a zdieľanie zložitých nápadov a výziev v bezpečnom a súkromnom prostredí. Podujatie sa konalo v Crowne Plaza London – The City. Zúčastnili sa ho rôzne interné PCO, ktoré sa snažili čo najlepšie využiť svoje konferencie a výstavy. Kľúčové výsledky zahŕňali:
• Potreba, aby sa výstavy a ich príjmy považovali za kľúčovú súčasť podnikateľského plánu a príjmov združenia.
• Väčšie uľahčenie uvádzania medzi účastníkmi a vystavovateľmi zo strany organizátorov.
• Jazyk, ktorý odráža dôležitosť vystavovateľov – partneri alebo sponzori sú vnímaní ako hodnotnejší.
• Potreba, aby delegáti pochopili dôležitosť výstavy.
• Dôležitosť relevantnosti – tak z hľadiska vedomostí zdieľaných na konferencii, ako aj výberu vystavovateľov.
• Výzvy, ktoré môže predstavovať dodržiavanie zdravotnej starostlivosti.
Shaun Hinds, generálny riaditeľ Manchester Central, predsedal diskusii a dodal: „Podujatie malo skutočný úspech a vyvolalo množstvo zaujímavých diskusií. Ako miesto, ktoré má privilégium hostiť mnohé z popredných konferencií asociácií v Spojenom kráľovstve, nám poskytlo neoceniteľné informácie o tom, ako môžeme pomôcť organizátorom rásť a rok čo rok poskytovať úspešné kongresy.“
Therese uzatvára: „V konečnom dôsledku je na organizátoroch konferencie, aby prispeli k úspechu konferencie aj výstavy. Toto podujatie za okrúhlym stolom, podobne ako mnohé iné, pokrylo obrovské množstvo obsahu v krátkom čase a ponúklo cenné poznatky pre všetkých zúčastnených. Bolo však jasné, že najdôležitejšou súčasťou celého procesu bola potreba, aby sa komunity zhromažďovali a komunikovali. Čo je, pravdupovediac, kľúčovým prvkom každej úspešnej akcie.“
