Päť výziev, ktorým čelí odvetvie stretnutí v roku 2019

Napäté rozpočty na stretnutia, časová tieseň, organizačné problémy, nedostatok kreativity zo strany hotelov, čoraz zložitejšie a nákladnejšie mandáty v oblasti stravovania, potreba dynamickejších a obohacujúcich skúseností a odolnosť voči zmenám – to sú medzi hlavné výzvy, ktorým bude v roku 2019 čeliť odvetvie stretnutí. .Teneo Hospitality Group uskutočnil prieskum 150 plánovačov stretnutí a hotelierov o výzvach, ktorým čelili pri efektívnej konkurencii na dnešnom meniacom sa a komplikovanom trhu. Je zaujímavé, že niektoré z výziev, ktorým čelia plánovači, sú interné v rámci ich vlastných organizácií. Všetci identifikovali obmedzené rozpočty na stretnutia, nedostatok času a trochu nepružnú podnikovú kultúru, ktoré viedli k ďalším problémom, ako je nedostatok inovácií a zlá kontrola nákladov.

„Mnohé z týchto výziev – a ich riešenia – sú vzájomne závislé,“ hovorí prezident Teneo Mike Schugt. Poznamenáva, že odborníci na stretnutia hovoria, že majú v rámci svojej organizácie a firemnej kultúry obavy, ktoré prispievajú k odporu voči zmenám, čo má za následok negatívny vplyv na rozpočty. Plánovači tiež tvrdia, že tieto výzvy spolu s mnohými požiadavkami na čas bránia kreatívnym stratégiám, ktoré by inak mohli pomôcť vyriešiť prekážky, na ktoré poukázal najnovší prieskum spoločnosti Teneo.

„Teneo a jeho členovia hotelov a DMC majú jedinečnú príležitosť zintenzívniť sa a pomôcť vyriešiť výzvy našich partnerov v oblasti plánovania,“ hovorí Mike Schugt. „Môžeme zaviesť kreatívne ponuky, ktoré šetria čas a ktoré dokážu splniť aj konečný výsledok. Pochopením potrieb, ktoré presahujú sadzby, dátumy a priestor, môžu hotely poskytnúť inovatívne riešenia problémov, ktorým čelia plánovači v zákulisí.“

Výzva č. 1 Rozpočty. Na čele zoznamu výziev pre všetkých účastníkov prieskumu boli nedostatočné rozpočty. Plánovači uviedli rastúce náklady, najmä pokiaľ ide o potraviny a nápoje, bez porovnateľného nárastu rozpočtov. Zložitosť získania zvýšenia rozpočtu z rôznych firemných oddelení ovplyvňuje každý aspekt procesu stretnutí od školenia zamestnancov až po vyjednávanie zmlúv. Napriek silnej ekonomike niektorí plánovači hlásili škrty v rozpočte. Respondenti poznamenali, že neschopnosť získať primerané financovanie odráža nepochopenie hlbokých zmien v odvetví stretnutí, ktoré si vyžiadali viac, nie menej investícií. Potreby účastníkov sú dnes veľmi odlišné, najmä medzi miléniami a generáciou Z, ktorí vyžadujú vysoký stupeň technických služieb, väčšiu angažovanosť a zábavné aktivity – potreby, ktoré je ťažké splniť s obmedzeným rozpočtom. Vedenie a účastníci však mali mimoriadne vysoké očakávania.

Navrhované riešenie: Základným spôsobom, ako môžu plánovači dosiahnuť svoj rozpočet, je transparentnosť a otvorená komunikácia s nehnuteľnosťou. Hoci môže byť tendencia hrať karty blízko vesty, transparentnosť od začiatku rokovaní je kľúčom k efektívnemu plánovaniu a udržaniu nákladov pod kontrolou. Zatiaľ čo mnohí plánovači sa domnievajú, že musia držať späť niektoré zo svojich rozpočtových obáv až do ďalšieho procesu plánovania, čestný a komplexný pohľad na ciele a zdroje stretnutí umožní hotelierom predložiť realistický rozpočet.

Výzva č. 2 Nedostatok času. Časový tlak ovplyvňuje každý podnik a organizáciu, ale niektoré obavy majú osobitné dôsledky pre odvetvie stretnutí. Prakticky všetci respondenti uviedli nedostatok času a identifikovali výzvy, ktoré by mohli mať ďalekosiahle dôsledky. S obrovským pokrokom v technológiách, ktorý má vplyv na priemysel, hotelieri a plánovači poznamenali, že často nemajú čas držať krok s technickým vývojom. Tento problém sa ešte zosilnil, keď účastníci predbehli plánovačov a hotely v ich vlastnom používaní technológie. Školenie novej generácie plánovačov stretnutí a hotelového personálu je kľúčom k pokroku v tomto odvetví. Málokto však mal čas vyvinúť efektívne programy prispôsobené rôznym názorom a technickým zručnostiam novej generácie. Najdôležitejšie bolo, že respondenti sa obávali, že prevažné detaily každodennej práce ponechávajú málo času na dlhodobé strategické plánovanie. A top žrút času? Príliš veľa zbytočných e-mailov.

Navrhované riešenie: Hotely sú často zaplavené potenciálnymi zákazníkmi a nemusia byť vždy schopné odpovedať do 24 hodín. Plánovačom sa odporúča, aby vopred označili svoju časovú os pre odpoveď, aby hotely a rezorty mohli ponúknuť vyššiu kvalitu odpovede. Pre plánovačov môžu potom zhromaždiť svoje odpovede od hlavných zákazníkov naraz a byť si istí, že kvalita odpovede bude vyššia, ak sa na vlastnosti, ktoré sú predmetom záujmu, pridelí trochu viac času. Plánovačov, ktorí získavajú viac ako 6 alebo 7 hotelov na potenciálneho zákazníka a vo viacerých mestách, bude hotel brať menej vážne. Takže plánovači môžu ušetriť čas a zvýšiť kvalitu odozvy znížením počtu hotelových zdrojov, ktoré kontaktujú.

Ak plánovači môžu zdieľať flexibilitu s dátumami na začiatku procesu, ušetria čas a hotely môžu poskytnúť viacero možností, ktoré budú mať pravdepodobne rozdiely v cenách, čo povedie k vyššej hodnote s rozpočtom. Poskytnutie čo najväčšieho množstva informácií hotelu šetrí čas všetkým a môže ušetriť na rozpočte.

Výzva č. 3 Držať krok s technológiou. V technologickom prostredí, ktoré sa pohybuje rýchlosťou blesku, môže byť neustále aktuálne a informované o vplyve technológie na produktivitu stretnutí skľučujúce. Uvedomenie si, že milénioví účastníci môžu byť ďaleko vpred vo svojich technických znalostiach, technologických aplikáciách a očakávaniach, môže byť zastrašujúce. Zdá sa, že dokonca ani vedenie vo vybraných organizáciách nie vždy chápe, ako technológia prevratne mení dnešné stretnutia.

Navrhované riešenie: Pre úspešný výsledok každého stretnutia, konferencie alebo spoločenského stretnutia je rozhodujúce zostať vpredu a vpredu s technologickým pokrokom. Áno, niektoré dlhodobé praktiky sú stále cenené, ako napríklad biele tabule a LCD prehrávače. Ale zapojenie sa so zariadeniami pre účastníkov dáva učenie sa stretnutia doslova do rúk účastníkov spôsobom, ktorý rezonuje v generácii, ktorá vyrástla na textových správach, príspevkoch na sociálnych sieťach, interaktívnych aplikáciách a ďalších. Toto sú nástroje, ktoré používajú pre svoj každodenný život, a mali by to byť nástroje, ktoré môžu očakávať, že budú používať na stretnutiach dôležitých pre úspech ich a ich zamestnávateľa.

Výzva č. 4 Nedostatok kreativity. Firemná byrokracia hotelov veľkých značiek čiastočne zodpovedá za požiadavku plánovačov na väčšiu kreativitu v procese stretnutí a oveľa flexibilnejšie podnikateľské prostredie. Väčšie hotelové značky majú často firemné zásady, ktoré môžu klásť limity na posúvanie hraníc vytvárania dokonalých zážitkov zo stretnutí pre plánovačov. Ale nemožno ignorovať potrebu inovácií a originálnych podujatí, nápaditého využívania technológií, efektívnych teambuildingových cvičení, nových zážitkov aj v tých najosvedčenejších a najpravdivejších destináciách a rozmanitého, udržateľného a zdravého jedla.

Navrhované riešenie: Spojte sa s hotelom alebo rezortom, ktorý kreatívne spolupracuje s plánovačmi a skupinami na zostavení itinerára stretnutia prispôsobeného konkrétnej skupine a súboru cieľov stretnutia. Nezávislé vlastnosti a vlastnosti malých značiek sa už na základe samotnej povahy svojej nezávislosti ukázali ako experti na kreatívne objavovanie a pomáhanie pri plánovaní dosahovania cieľov profesionálnych plánovačov a skupín, pričom to robia s nekonvenčným myslením, vysoko unikátna skupina iniciatív a ďaleko od zabehnutého teambuildingového programovania. Súkromné ​​spoločnosti zaoberajúce sa správou destinácií môžu byť tiež dôležitým zdrojom a spoločnosť Teneo navrhuje partnerstvo s nimi, aby pomohla oživiť mesto alebo destináciu pre stretnutia s hosťami maximalizáciou miestnych zdrojov a atrakcií spôsobom, ktorý je pre skupinu zmysluplný.

Výzva č. 5 Zvyšovanie zložitosti a rastúce náklady na jedlo a nápoje. Ako sa populácia stáva rôznorodejšou, potravinové preferencie a stravovacie požiadavky sa skomplikujú. Rastúce povedomie o problémoch wellness a udržateľnosti prispieva k mixu, ktorý by sa mohol stať problematickejším a nákladnejším. Paleo, keto, pescatariánske, vegánske a náboženské diétne požiadavky patria medzi najnovšie trendy v konferenčnom stolovaní v roku 2019. Respondenti tiež požadovali lepšie riadenie objednávania jedál, aby sa znížili náklady a eliminovalo sa plytvanie.

Navrhované riešenie: Toto je oblasť, kde môžu byť nezávislé hotely a hotely malých značiek pre plánovača mimoriadne kreatívne, pretože sú v podnikateľskejšom a kreatívnejšom režime, menej obmedzené požiadavkami a obmedzeniami veľkých značiek. Zvyčajne môžu ponúknuť kreatívnejší produkt so zníženými nákladmi. Spoluprácou s kuchármi a banketovými manažérmi z týchto nehnuteľností na začiatku procesu plánovania a úprimným prístupom k rozpočtovým obmedzeniam je možné dosiahnuť značné úspory na jedle a nápojoch a zároveň dosiahnuť maximálnu kreativitu.